Referat

E/F Geelskovparken – bestyrelsesmøde torsdag den 16. maj 2024, kl. 9:00.

Fremmødt var:

Formand: Henrik Mai

Bestyrelsesmedlemmer: Michael Nielsen, Mette-Louise Busck og Henrik Sørensen.

Suppleanter: Helle Hinge og Per Bøgebjerg.

Varmemester: Lars Andersen.

Administrator og referent: DEAS A/S v/ Henrik Fardrup.

Afbud: Elsebeth Paikin deltog ikke og havde forinden bekræftet sin udtræden af bestyrelsen.

Dagsorden:

Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde 10/4/2024
Bestyrelsens organisation, udvalg og forretningsorden
a) Ændring af bestyrelse

b) Valg af næstformand – forslag Michael

c) Forretningsorden for bestyrelsen (udkast 2 vedlagt)

d) Ejendomsinspektør (jobbeskrivelse fremsendt tidligere) Svar fra DEAS
Meddelelser fra
a) Formand /Mai

b) Varmemester /Lars

c) Administrator/ Fardrup
Henvendelser fra Beboere
Økonomi og forsikring - se opgaveliste (vedlagt)
Bygninger – Se opgaveliste
Teknik og forsyning – se opgaveliste
Udendørs områder - se opgaveliste
Fællesfaciliteter og foreninger - se opgaveliste
Affald - se opgaveliste
Kommunikation - se opgaveliste
Eventuelt

Ad 1:

Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde 10/4-2024: Dagsordenen blev godkendt. Referat fra bestyrelsesmødet den 10. april 2024 blev godkendt og lægges ud til digital signatur via Penneo.

Ad 2:

Bestyrelsens organisation, udvalg og forretningsorden:

A: Elsebeth Paikin havde meddelt og bekræftet sin udtræden af bestyrelsen. Formanden Henrik Mai indstillede 1. suppleant Per Bøgebjerg som nyt medlem af bestyrelsen, der således indtræder i Elsebeths sted samt valgperiode, jf. vedtægtens § 19. Per Bøgebjerg modtog indstillingen.

B: Formand Henrik Mai indstillede Michael H. Nielsen som næstformand. I tilfælde af formandens fravær, er det vigtigt at kende/vide hvem, der ”vikarier” som den øverste ledelse i bestyrelsen. Michael blev enstemmigt valgt.

C: Den med indkaldelsen udsendte forretningsorden blev gennemgået og tilrettet enkelte steder hvorefter den blev godkendt. Forretningsordenen blev efterfølgende lagt ud til digital underskrivelse via Penneo.

D: Henrik Fardrup fra DEAS A/S havde videresendt jobbeskrivelsen for en ejendomsinspektør til Thomas Mortensen, Director Technical Building Consultancy - Associations and Client Advice hos DEAS A/S med henblik på udfærdigelse af et tilbud på udfyldelse af denne rolle. Henrik Fardrup oplyste, at der arbejdes på opgaven samt at DEAS A/S vender tilbage inden længe med et oplæg.

Ad 3:

Meddelelser fra formand/varmemester/administrator:

A: Formand Henrik Mai ønskede at drøfte en ”beredskabsplan” (punkt 1.5 i opgavelisten) i forbindelse med akutte vvs, vand og elsager samt nedlukning af det centrale ventilationsanlæg, der ikke kan løses af varmemesterkontoret inden for normal arbejdstid. DEAS A/S har et tilbud til samtlige foreninger, der kaldes DEAS 24/7, der er en akut-ordning hvor firmaet Belfor tager imod telefonopkaldet og hjælper til i størst muligt omfang med få igangsat skadesbegrænsning. Oprettelse af Onedrive hos bestyrelsens medlemmer indgik i opgavelisten som punkt 1.6. Ideen var at arkivere relevante dokumenter herunder. Bestyrelsens medlemmer var udviste ingen interesse heri. Penneo dokumentnøgle: K71SV-4FPXA-LPJEX-6XEBP-UBPZT-BUQ5Z

B: Varmemester Lars Andersen oplyste, at tilbud fra BWT var modtaget vedrørende reparation af foreningens blødgøringsanlæg andragende 10.000,00 kroner, der er accepteret og forventes igangsat. Blødgøringsanlægget håndterer vandet i foreningens varmesystem / radiatorer og har ikke noget drikkevandsforsyningen at gøre. Det blev besluttet at få lagt fliser ud for GSP 54 containerrum, så kommunens affaldsafhentning kan køre affaldscontainerne fra rummet og til tømning, uden at dette skal ske på græsarmering som i dag. Dette for at sikre at kommunen altid tømmer containerne i dette affaldsrum. Michael indhenter pris på dette arbejde hos ekstern anlægsgartnerfirma.

C: Intet

Ad 4:

Henvendelser fra Beboere:

Formand Henrik Mai havde modtaget en del henvendelser. Nogen var allerede besvaret og andre ville blive. Grundet offentlig deling/GDPR af nærværende referat er det ikke tilladt/muligt at gengive indholdet heraf.

Ad 5:

Økonomi og forsikring:

Opgavelistens punkt 2.1: Udgift til forgæves besøg i forbindelse med Prolines færdiggørelse af den planlagte strømpeforing af faldstammer blev drøftet. Udgiften herfor vil blive opkrævet hos de to ejere, der ikke lukkede op skønt korrekt varsel var udsendt. Den tredje ejer havde på forhånd meddelt, at han ikke kunne nå at gøre klar til Prolines besøg. Den samlede regning forventes at løbe op i 30.000,00 kroner + moms.

Opgavelistens punkt 2.2: Likviditetsbudget og opsparingskonto/binding af midler blev drøftet. DEAS A/S vender snarest tilbage med et likviditetsbudget, så bestyrelsen har et overblik over hvornår ejerforeningens likviditet belastes mest af kendte udgifter. Binding af 4 mio. kroner i én måned i Arbejdernes Landsbank blev drøftet. HWS fik mandat til at indgå aftale herom til højest opnåelige rente.

Opgavelistens punkt 2.3: Legitimation/fuldmagt/oplysning til ejerforeningens bank Arbejdernes Landsbank. Enkelte af bestyrelsens medlemmer mangler at indsende billedlegitimation samt kopi af sygesikringskort. (Per og Michael) Henrik Sørensen påtog sig at kontakte Arbejdernes Landsbank for en løsning.

Ad 6:

Bygninger:

Penneo dokumentnøgle: K71SV-4FPXA-LPJEX-6XEBP-UBPZT-BUQ5Z

Opgavelistens punkt 3.1: Maling af vinduer – resterende arbejder blev drøftet. Enkelte blokke mangler. Varmemester Lars Andersen fik til opgave at kontakte malerfirmaet Lykkebo herom.

Opgavelistens punkt 3.2: Vinduesreparationer – arbejderne er indstillet indtil afklaring af retssag foreligger. Repliksvar fra Majdahls advokat var modtaget og udsendt til bestyrelsens medlemmer. Mai, Michael og Mette-Louise påtog sig hvervet at drøfte repliksvaret med ejerforeningens advokat samt i fornøden omfang Raadvad Bygningsbevaring, der har været rådgiver for ejerforeningen.

Opgavelistens punkt 3.8: Brandsikringsarbejder blev kort drøftet. Det blev aftalt at Mai og Michael foretager en gennemgang med henblik på at kunne aflægge en status på nødvendige initiativer Opgavelistens punkt 3.10: Rammeaftale med Wissenberg var modtaget allerede signeret af Mai. Aftalen indeholder ingen binding for ejerforeningen. Bestyrelsen godkendte rammeaftalen og anmoder nu om signering fra Wissenberg.

Ad 7:

Teknik og forsyning:

Opgavelisten punkt 4.1: Relining af resterende faldstammer var allerede behandlet under et tidligere punkt.

Opgavelistens punkt 4.2: Ventilationsanlægget mangler indregulering. Omdeling af spørgeskema til samtlige ejere om, hvordan ventilationen er indrettet og fungerer i de enkelte lejligheder, blev drøftet.

Opgavelistens punkt 4.8: Tilbud på indregulering af ventilation bør indhentes.

Opgavelistens punkt 4.9: Styring af ventilation i motionsrummet kører som den skal. Ltech og Radi fra HRMN vil give Lars og Peter en introduktion i hvorledes styringen reguleres.

Opgavelistens punkt 4.10: Blødgøringsanlæg omhandlende foreningens varme radiatorvand blev drøftet. Anlægget er fra 1972 og virker ikke længere. Bestyrelsen besluttede at acceptere tilbud fra BWT på en udskiftning.

Ad 8: Udendørs områder:

Opgavelistens punkt 5.5: Aktivitetsplan for grønne områder var udfærdiget og fremsendt til bestyrelsen. Den dækker arbejder helt frem til årsskiftet 2024/2025. Planen blev godkendt.

Ad 9:

Fællesfaciliteter og foreninger:

Opgavelistens punkt 6.2: Betalingsautomatik i vaskeriet blevet drøftet. Tilbud var indhentet fra tre leverandører. Nortec og elektrolux var de billigste, men da Nortec servicerer vores maskiner, blev de valgt. Bestyrelsen traf beslutning om at investere i anlægget, da den nuværende løsning er forældet og administrativ tung. Bestyrelsen ønsker at Nortec aflægger foreningen et besøg Penneo dokumentnøgle: K71SV-4FPXA-LPJEX-6XEBP-UBPZT-BUQ5Z hvor anlægget introduceres/gennemgås. Vigtigt er at alle beboere kan føle sig trygge i håndteringen af anlægget.

Ad 10:

Affald:

Blev ikke drøftet.

Ad 11:

Kommunikation:

Opgavelistens punkt 8.1: Skal hjemmesiden være todelt med et lukket forum for ejere og et andet for offentligheden. Bestyrelsen traf beslutning om at gøre hjemmesiden åben for alle .

Opgavelistens punkt 8.2: Hjemmesiden trænger til en generel gennemgang af struktur – beboerne Peter Fristrup og Susan Friis har tilbud deres assistance hermed. Mai, Helle og Mette-Louise er tovholdere på opgaven.

Opgavelistens punkt 8.3: GP-nyts opsætning og struktur blev drøftet herunder deadline for indlevering af indlæg/kommentarer. Mai påtog sig at være tovholder for indlæg/kommentarer og melder en deadline ud herfor. Bestyrelsen træf beslutning om at GP-Nyt fortsat omdeles til alle beboere, mens øvrige meddelelser og dokumenter lægges på ejerforeningens hjemmeside. De ejere, der måtte ønske en udgave i papirformat og ingen printer har, kan henvende sig på varmemesterkontoret ligesom der lægges trykte udgaver af GSP Nyt i reolsystem i vaskeriet.

Ad 12:

Eventuelt:

Michael orienterede bestyrelsen om den planlagte omlægning af busruter, der vil få betydning for Geelskovparkens beboere. Busruterne 194 nog 190 nedlægges.

Nye ruter 182, 183 og 191 i Geelskovparkens nærområde. Konsekvensen er, at busbetjeningen af Geelskovparken forringes, idet det alene er buslinje 182 der betjener stoppestedet ud for Geelskovparken på Skodsborgvej. Bus 183 får stoppested ved rundkørslen ved Ørholm (ca 500 meter fra GSP) og bus 191 på Kongevejen (ca 800 meter fra GSP).

Omlægning forventes at ske i december måned 2025. Bestyrelsen traf beslutning om at orientere ejerforeningens medlemmer herom.

Dagsorden var hermed udtømt og mødet blev hævet.

Underskrift – Bestyrelsen - digitalt via Penneo: