Referat
E/F Geelskovparken – bestyrelsesmøde onsdag den 10. april 2024, kl. 10:30.
Fremmødt var:
Formand: Henrik Mai
Bestyrelsesmedlemmer: Michael Nielsen, Mette-Louise Busck og Henrik Sørensen.
Suppleanter: Helle Hinge og Per Bøgebjerg.
Varmemester: Lars Andersen.
Administrator og referent: DEAS A/S v/ Henrik Fardrup.
Afbud: Elsebeth Paikin deltog ikke.
Dagsorden:
1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde
2. Bestyrelsens organisation, udvalg og forretningsorden /Mai
3. Mødeplan for resten af 2024
4. Meddelelser fra a. Formand /Mai b. Varmemester /Lars c. Administrator /Fardrup d. Bestyrelsen /alle
5. Henvendelser fra beboere /Mai
6. Økonomi, godkendelse af tilbud på betalingssystem /Sørensen
7. Bygninger /Michael
8. Teknik /Per
9. Udendørs områder /Michael
10. Fælleslokaler of foreninger /Per
11. Affald og kommune /Mette-Louise
12. Kommunikation, beboerinfo og hjemmeside /Mette-Louise
Ad 1:
Dagsordenen blev godkendt. Referat fra bestyrelsesmødet den 20. marts 2024 blev godkendt og lægges ud til digital signatur via Penneo.
Ad 2:
Følgende udvalg blev nedsat:
Økonomi: Ansvarlig Henrik Sørensen
Bygninger: Ansvarlig Michael Nielsen samt Henrik Mai.
Teknik: Ansvarlig Per Bøgebjerg samt Henrik Mai.
Udendørsarealer: Ansvarlig Michael Nielsen samt Elsebeth Paikin
Fælleslokaler: Ansvarlig Per Bøgebjerg, samt Michael Nielsen og Helle Hinge.
Affald: Ansvarlig Mette-Louise Busck samt Henrik Mai.
Kommunikation: Ansvarlig Mette-Louise Busck samt Elsebeth Paikin og Helle Hinge. Michael Nielsen tilkendegav et synspunkt om vigtigheden i at kommunikere åbent over for alle herunder Club 38.
Formand Henrik Mai oplyste, at mailen formanden@geelskovparken.dk skal anvendes i forbindelse med eksterne henvendelser, så disse kan journaliseres og altid fremadrettet vil være tilgængelige. Mails videresendes til de ansvarlige for ovennævnte udvalg til behandling. Når udvalgene behandler/besvarer henvendelserne sættes formandens mail på cc.
Mette-Louise Busck fik til opgave, at renskrive bestyrelseslisten.
Mailen HMA@geelskovparken.dk skal udelukkende anvendes til intern korrespondance.
Henrik Mai tilkendegav et behov for en ny beløbsgrænse i forbindelse med betalingsgodkendelse af regninger.
Varmemester Lars Andersen og de ansvarlige for ovennævnte udvalg har et mandat på op til 10.000,00 kroner.
Herudover skal der være to fakturagodkendere udover varmemester Lars Andersen. Bestyrelsen traf beslutning om at disse to vil være henholdsvis Henrik Mai og Henrik Sørensen.
Ad 3:
Følgende datoer for fremtidige bestyrelsesmøder samt ordinær generalforsamling blev aftalt.
Møderne afholdes som udgangspunkt på torsdage i tidsrummet 15:00–17:00.
16. maj 2024 kl.: 9:00-11:00
13. juni 2024 kl.: 15:00-17:00
12. september 2024 kl.: 15:00-17:00
10. oktober 2024 kl.: 15:00-17:00
14. november 2024 kl.: 15:00-17:00
12. december 2024 kl.: 15:00-17:00
9. januar 2025 kl.: 15:00-17:00
13. februar 2025 kl.: 15:00-17:00
6. marts 2025 kl.: 15:00-17:00
Ordinær generalforsamling den 27. marts 2025 kl. 19:00 med indtjekning fra kl. 18:30.
Ad 4:
A: Intet
B: Varmemester Lars Andersen oplyste, at den fællesventilation/udsugning skal tilses/reguleres. Flere beboere har henvendt sig omkring støj kommende herfra. HRMN Rådgivende Ingeniører ApS v/ Radi Zojicic kontaktes. Til punktet blev det oplyst, at flere af ventilatorerne på taget mangler at bliver skiftet. Bestyrelsen agter at udsende et spørgeskema til samtlige ejere om hvordan ventilationen opleves i køkkenerne. Skemaets indhold vil blive drøftet på næste bestyrelsesmøde.
C: Intet
D: Intet
Ad 5:
Formand Henrik Mai gennemgik indkomne mails fra beboerne. Da nærværende referat offentliggøres fremgår indholdet og behandlingen ikke heraf grundet GDPR.
Hovedteamerne vedrørte ejerforeningens vinduer/vedligeholdelsesansvar, behov for elladestandere til el-biler samt placering, langtidsparkering på Penneo dokumentnøgle: ANICQ-IQN8J-Z8456-D4UP8-EPPK2-GSNOU fællesarealet (ældre sag var gået i sig selv igen), hastighedsbegrænsning på vejen Geelskovparken, der er offentlig eventuelt suppleret med bump og fodgængerfelt, lys i samtlige lamper langsvejen er nu en realitet, udfordringer med indbrud/ejerne bør sætte lås på vinduer og terrassedøre indvendigt, opdatering af telefoncentral, Parknets hastighed på internetforbindelsen svinger ofte op og ned,
Ad 6:
Henrik Sørensen orienterede bestyrelsen om ejerforeningens økonomi år til dato. Budgetrammen til advokat, juridisk bistand, var allerede anvendt. Udgifter til relining af manglende faldstammer hos ejere, der ikke har givet adgang er ikke underbygget med en godkendt budgetramme. Formand Henrik Mai tilkendegav, at arbejderne bør indstilles for nuværende. I forbindelse med vinduesprojektet oplyse, Henrik Mai, at samtlige bestillingssedler nu var ankommet og scannet ind i PDF-format. I øvrigt foreligger der er en indgået aftale med firmaet Center for Bygningsbevaring Raadvad.
Henrik Sørensen afsluttede din gennemgang af økonomien med oplysning om at årets resultat til dat udføre et positivt beløb på ca. 629.000,00 kroner.
Ad 7:
Intet.
Ad 8:
Intet.
Ad 9:
Intet.
Ad 10:
Per Bøjebjerg oplyste, at der er havde været afholdt møde med motionsrumsudvalget samt at der foreligger et referat derfor. Udvalget gør ikke noget uden Pers godkendelse. Per Bøgebjerg anmodede bestyrelsen om accept af, at en kaffemaskine med en kapacitet på 30 kopper pr. brygning kan indkøbes til køkkenet i selskabslokalet. Bestyrelsen imødekom ønsket. Prisen andrager 2.800,00 kroner. Per Bøgebjerg lagde op til at restriktioner i bookingsystem af selskabslokalet bør fjernes. Ansvar for skader ved anvendelse af motionsrummet blev kort berørt. Bestyrelsen er af den holdning at enhver benyttelse af redskaber og andet Penneo dokumentnøgle: ANICQ-IQN8J-Z8456-D4UP8-EPPK2-GSNOU hører under brugers eget ansvar. Dette bør præciseret på hjemmesiden samt ved skiltning.
Ad 11:
Mette-Louise Busck tilkendegav et behov for at opdatere opslaget i skralderummet, så det mere klart tilkendegiver sorteringskravene.
Ad 12:
De ansvarlige for de enkelte arbejdsudvalg blev opfordret til at vende tilbage med input til det kommende GP-Nyt.
Hjemmesiden bør opdateres med angivelse af telefontid til formanden.
Akutnummer bør præciseres på hjemmesiden i tilfælde af pludseligt opståede skader. Hvem kan kontaktes.
Dagsorden var hermed udtømt og mødet blev hævet.
Underskrift – Bestyrelsen - digitalt via Penneo: